Hoe blijf je georganiseerd tijdens het online winkelen?

Er is een bepaald gevoel van onrust dat je op een dinsdagavond rond 21.00 uur overvalt, wanneer je er vrij zeker van bent dat je drie weken geleden het vervangingsfilter hebt besteld, maar dat niet aan jezelf kunt bewijzen. Was het een grote website? Die kleine met die vreemde afrekenpagina? Is het verzonden? Heb je twee keer betaald? Je begint door je inbox te scrollen en ergens voorbij de kortingscodes en de verzendupdates van een pakket dat al is aangekomen, geef je het op en bestel je er nog een. De meesten van ons winkelen voortdurend online en houden nauwelijks iets daarvan bij. Het goede nieuws is dat je hiervoor geen systeem met kleurgecodeerde tabbladen nodig hebt. In dit artikel bespreken we alle manieren om georganiseerd te blijven terwijl je online winkelt voor alle items op je verlanglijst.

Geef elke bestelling één plek om terecht te komen

Een inbox fungeert eerder als een doorgang dan als een archiefsysteem. Allerlei berichten gaan door dit proces en de informatie over bestelgegevens kan ertussen verloren raken. De beste manier om dit aan te pakken, is door een map aan te maken met een naam die voor jou gemakkelijk te begrijpen is, zoals 'Bestellingen', en vervolgens alle e-mails met orderbevestigingen en ontvangstbewijzen naar deze map te filteren en te sorteren. Dit kost je ongeveer vijf minuten.

Behandel facturen als het papierwerk dat ze zijn

Ontvangstbewijzen en facturen zijn niet hetzelfde, en het verschil kan problemen opleveren voor mensen die voor een bedrijf of als bijverdienste winkelen. Een ontvangstbewijs toont aan dat je hebt betaald. Een factuur is het formele document met de gegevens van de verkoper en de afzonderlijke artikelen die je boekhouder daadwerkelijk wil zien. Als je online benodigdheden voor je werk koopt, vraag dan bij het afrekenen om een officiële factuur in plaats van te hopen dat de bevestigingsmail voldoende is wanneer het tijd is om je belastingen te regelen.

Als je ook dingen verkoopt of freelancewerk doet, geldt dezelfde ordelijkheid in omgekeerde richting.Een factuur maken of software gebruiken die je georganiseerd houdt, is nuttiger dan om middernacht iets in elkaar te zetten met een tekstverwerkingsprogramma, waarbij je zorgt voor consistentie tussen de twee delen van je documentatie. In beide gevallen moet je je facturen in een afzonderlijk bestand bewaren, zodat ze niet door elkaar raken met je impulsaankopen van telefoonhoesjes en koffiebonen.

Houd een doorlopende lijst bij, want je geheugen is onbetrouwbaar

Een eenvoudige spreadsheet of een notitie die op je telefoon is opgeslagen, zal het consequent beter doen dan je geheugen. Vier kolommen zijn voldoende: het gekochte artikel, de verkoper, het betaalde bedrag en de verwachte leverdatum. Een vijfde kolom voor de uiterste retourdatum is een waardevolle toevoeging voor iedereen die grondig te werk wil gaan. De voordelen worden vaak op onverwachte manieren zichtbaar. Een dubbele bestelling kan worden opgemerkt voordat deze wordt verzonden. Het bedrag dat je bij een bepaalde verkoper uitgeeft, kan hoger blijken te zijn dan verwacht. Een verwachte levering kan worden bevestigd voor donderdag in plaats van vandaag, waardoor het niet nodig is om de deur in de gaten te houden.

Houd leveringen bij op één centrale plek

Elke verkoper zou liever zien dat klanten gebruikmaken van de eigen applicatie, trackingpagina en meldingen. Die versnippering is het vermijden waard. Kies één referentiepunt, of dat nu een verzendapplicatie is die de inbox uitleest of gewoon een persoonlijke lijst, en gebruik dit consequent. Het is ook handig om vast te leggen waar pakketten daadwerkelijk worden achtergelaten, aangezien een zijpoort en de veranda van een buur heel verschillende situaties opleveren bij slecht weer.

Voor mensen die in gebouwen wonen met een gedeelde ingang of een pakketruimte, is het bijzonder waardevol om de datum waarop een artikel is aangekomen te noteren. Claims voor ontbrekende leveringen worden veel gemakkelijker afgehandeld wanneer de exacte aankomstdatum kan worden vermeld.

Tien minuten op de eerste dag van de maand

Dit is de gewoonte die de rest bij elkaar houdt. Ga één keer per maand met een kop koffie zitten en ruim alles op wat is afgerond. Afgeleverd, gehouden, retourtermijn verstreken? Archiveer de bevestiging en verwijder de rij. Nog in behandeling? Laat het staan. Geretourneerd, maar nog geen terugbetaling ontvangen? Markeer het, want dat is het geld dat stilletjes verdwijnt. Tien minuten, en het geheel blijft klein genoeg om nuttig te zijn.

Conclusie

Georganiseerd blijven tijdens het online winkelen draait niet alleen om het doel om georganiseerd te zijn. Het gaat erom ervoor te zorgen dat enkele zeer eenvoudige vragen snel kunnen worden beantwoord, zoals of je het hebt gekocht, of het is geleverd, of het juiste bedrag in rekening is gebracht en of je het mag retourneren. Al het bovenstaande is bedoeld om ervoor te zorgen dat deze vier vragen kunnen worden beantwoord. Er moet één bestand worden aangemaakt, nuttige documenten moeten worden opgeslagen en de basisgegevens moeten één keer per maand worden genoteerd.